経理業務に時間がかかる理由とは何でしょうか？
日々の経理業務に追われ、本業に集中する時間が確保できない…。
このような悩みを抱える中小企業の経営者や個人事業主の方は少なくありません。帳簿付け、仕訳入力、請求書発行、領収書整理など、これらの作業は毎月ルーチンで発生し、対応を怠ると業務が滞り、税務上のリスクを招くこともあります。
経理は会社運営に不可欠な業務です。しかし、日々の入力やチェック作業に膨大な時間を費やし、気がつけば夜遅くまでパソコンの前に座っている、そんな日常が当たり前になっていませんか？
結論から言えば、経理業務にかかる時間は工夫次第で大幅に短縮できます。 業務を見直し、適切なツールや外部リソースを活用することで、正確性を損なうことなく効率化を実現することが可能です。
本コラムでは、経理業務に時間がかかる主な理由を整理し、今すぐ実践できる3つの改善ポイントを具体的に解説します。煩雑な経理業務に追われる日々に終止符を打ち、本来取り組むべき事業成長や顧客対応に集中するための第一歩を踏み出しましょう。
経理業務の煩雑さが経営に与える影響
また、業務が属人的になりやすく、特定の担当者が不在になると業務が滞るリスクもあります。経理の情報が一部の人にしか共有されていない場合、急な退職や休職によって業務が麻痺することも起こりえます。属人化は一時的に効率的に見えても、長期的には大きなリスクとなるのです。
さらに、処理が遅れることで税務申告の準備が後手に回り、結果として申告漏れやミスが発生すれば、加算税などのペナルティが発生する恐れもあります。数字の把握が遅れることで、資金繰りや経営判断にも悪影響を及ぼします。たとえば、仕入れコストが上昇しているのに売価の調整が遅れた場合、収益性の低下に気づかず赤字を拡大させてしまうリスクもあります。経理の遅れは、見えない損失を生み出している可能性があるのです。
経理業務に時間がかかる3つの主な理由
経理業務に時間がかかる背景には、共通するいくつかの原因があります。
１つ目は、「手作業による処理の多さ」です。紙の領収書を一枚ずつ仕訳帳に記入し、エクセルに転記するような運用は、ミスの温床にもなり得ます。多くの事業所では、レシートの写真をスマートフォンで撮影し、それを会計担当者が手動で入力するフローが残っています。このプロセスには多大な時間がかかるだけでなく、数字の転記ミスや分類の誤りが生じやすいという問題があります。
２つ目は、「業務の属人化」です。担当者の頭の中だけに処理ルールや締切の情報がある場合、マニュアル化されていないことで効率が落ちます。新人に業務を任せることが難しくなり、万一の欠勤や退職時に引き継ぎがスムーズに行えない原因になります。業務を担当者に依存しすぎることは、組織としての健全な運用を阻害します。
３目は、「ツールや外部サービスの未活用」です。経理業務を効率化するクラウド会計ソフトや、経理代行サービスを導入していないことで、すべての作業を自社で抱え込んでいるケースが多く見られます。手間と時間をかけて手作業を続けている企業は、ツールを活用している他社に比べて生産性で大きな差が出てしまいます。
今すぐ見直せる3つの改善ポイント
「経理フローの簡素化」を検討しましょう
現状の業務フローを書き出し、不要な手順や二重管理になっている箇所がないかを洗い出します。たとえば、請求書の作成から仕訳、入金確認までの流れを一本化するだけでも、大幅に手間が減ることがあります。仕訳処理のルールを共通化し、取引先ごとの対応を標準化することで、作業にかかる判断や手戻りを削減できます。
「クラウド会計ソフトの導入」を強く推奨します。
多くのソフトが銀行口座やクレジットカードと連携し、自動で仕訳データを生成してくれるため、入力の手間が削減されます。スマートフォンからの領収書アップロードや、税理士とのデータ共有も簡単にでき、タイムリーな対応が可能になります。さらに、給与計算や経費精算なども連携機能を使えば一元管理でき、データの整合性も保ちやすくなります。
「経理業務のアウトソーシング」を検討することも有効です。
最後に、経理代行サービスを利用すれば、日常の仕訳や請求書の作成、月次報告などをプロに任せることができ、 経営者自身は本業に集中できます。業務の一部のみを委託することも可能で、予算に応じた柔軟な対応が可能です。なお、税務申告を含む業務は税理士資格が必要です。 税務申告や税務相談については、必ず税理士に確認してください。
実践のための導入ステップ
業務改善に向けた第一歩は、「現状の見える化」です。どの作業にどれだけ時間がかかっているかを記録し、業務ごとの時間配分を把握することが重要です。たとえば、仕訳入力に1日1時間、領収書整理に週5時間など、具体的な数値を出すことで改善の余地が見えてきます。
次に、「業務の分類と優先順位付け」を行います。すぐに外注可能な業務、内部で効率化できる業務を分け、段階的に改善を進めます。クラウド会計ソフトの比較検討を行い、導入のスケジュールを明確にしておくと移行もスムーズです。トライアル期間を活用して、使い勝手やサポート体制を確認するのもよいでしょう。
経理業務の見直し
経理業務は、見直し次第で効率を大きく改善できる分野です。経理にかける時間を短縮することで、本来注力すべき事業活動にリソースを回すことが可能になります。経理フローの見直し、クラウドツールの活用、アウトソーシングの導入は、すべて今から取り組める現実的な手段です。
日々の業務に追われる中では、「改善に手が回らない」と感じることもあるでしょう。しかし、時間のかかる経理に手を打たずにいることは、知らず知らずのうちに事業の成長を妨げている可能性があります。まずは、ひとつでも改善のアクションを起こしてみてください。
業務が煩雑で何から始めて良いか分からない場合は、まずは無料相談サービスを活用し、専門家の意見を聞くことをおすすめします。将来の事業成長のためにも、今こそ経理の仕組みを見直し、経営の土台を固めていきましょう。
