「経理ってむずかしそう」「どうやって帳簿をつければいいの？」と感じる人はとても多いです。特に、自分でお店をはじめたばかりの人や、少人数で会社をやっている人にとって、経理の作業は慣れないことばかり。書類も多く、専門用語もあり、どこから手をつけたらいいのかわからない、という声をよく聞きます。
でも、心配しないでください。経理にはきちんとした流れがあります。1年のスケジュールをきちんと知っておけば、毎月の作業も整理できて、確定申告などもスムーズになります。帳簿をつける時期、税金を払うタイミング、提出が必要な書類など、「いつ・なにを・どうするか」を知ることで、経理はもっと身近な存在になります。
この記事では、経理初心者の人にもわかりやすく、1年間の流れと大事なポイントをていねいにまとめました。「これから経理を始めようと思っている人」「今のやり方に不安がある人」にとって、きっと役立つ内容です。
なぜスケジュールが大事なの？
経理には「毎月」「3か月ごと」「1年に1回」といった、決まったタイミングでやらなければならない作業があります。これを知らずに過ごしていると、次のようなトラブルに出会うことがあります。
経理業務が滞ると…
・売上が入ってきているか分からず、いつの間にかお金が足りなくなってしまう
・税金の支払いを忘れてしまい、あとで罰金を払うことになる
・確定申告で必要な書類が足りず、控除を受けられないことがある
・帳簿に間違いがあり、税務署に指摘されてしまう
こうしたトラブルを避けるためにも、「何をいつするか」を前もって決めておくことがとても大事です。月に1回、少しの時間でも経理に取り組むだけで、あとで大きな負担を減らすことができます。
また、こまめに経理をしておくことで、自分の会社のお金の動きが見えるようになります。これは経営判断をするときにもとても役立ちます。何にどれくらい使っていて、何が利益につながっているのか、数字が教えてくれるのです。
なぜ経理をうまく進められないの？
経理がうまくいかない理由は、次の3つがよくあります。
「何を、いつまでに、どうすればいいのか分からない」
たとえば、確定申告にはいろいろな書類が必要ですが、はじめてだと何を出せばいいのかもわからないことが多いです。「書類の名前が難しい」「提出方法が分からない」「提出日を忘れてしまった」など、知らないことが多いと不安になります。さらに、税金や会計に関する制度は毎年のように変わることもあり、最新の情報を追いかけるのが大変という声もよく聞きます。
「経理＝帳簿をつけるだけ」だと思っている
実は経理には、領収書の整理、売上の記録、税金の計算、給与の支払い、請求書の作成など、いろいろな作業があります。ひとつひとつは難しくなくても、全部を自分でやるとなると、かなりの時間と労力がかかります。また、どのタイミングで何を処理すべきかを把握していないと、順番を間違えて混乱したり、帳簿が合わなくなったりします。会計ソフトを使っても、使い方を誤ると逆に混乱のもとになってしまうこともあります。
「忙しくて後回しにしてしまう」
本業が忙しくなると、ついつい経理は後にしてしまいがちです。でも、あとでまとめてやろうとすると、レシートがなくなっていたり、思い出せなかったりして、間違いが増えてしまいます。また、たまった処理を一気にやろうとすると精神的なプレッシャーも大きくなり、「経理＝つらい作業」というイメージが強くなって、ますますやる気がなくなってしまう悪循環に陥ることもあります。
このように、経理が進まない原因には「知識不足」「作業の多さ」「時間のなさ」が複雑に絡んでいます。これらを一気に解決するのは難しいですが、まずは小さなことから始めて、できる範囲でコツコツ取り組んでいくことが大切です。自分ひとりで抱え込まず、相談できる人やツールを活用することも、経理をうまく進めるための大きなポイントになります。
1年間の経理スケジュールを知ろう
大切なのは、「経理は1回で全部やるものではない」ということです。日々の業務の中で、少しずつ分けてやっていくのがコツです。
たとえば、毎月のはじめに前月分の帳簿をまとめる、週末にレシートを整理する、といったように、自分なりのペースを決めて習慣化することが大切です。
さらに、季節によって経理の負担が変わることも意識しましょう。年末は売上が増える業種もありますし、年明けには確定申告の準備が本格化します。余裕のある時期に少しずつ前倒しで準備を進めると、慌てずに済みます。
また、毎月・四半期・年次のスケジュールをカレンダーや手帳に書き込んでおくのも効果的です。目に見える形で予定があると、忘れずに実行しやすくなります。紙のカレンダーでも、スマホのリマインダー機能でも、自分に合った方法を選んでください。
これから紹介する毎月、四半期、年次のタスクを参考にして、自分の仕事にあった経理ルーティンを作っていきましょう。
毎月やること
・売上や経費の記録を会計ソフトに入力する
・請求書を作って、お客さんに送る
・入金を確認する（お金が振り込まれているかチェック）
・レシートや領収書を集めて、なくさないように保管する
・現金や銀行口座のお金と帳簿を照らし合わせる
・必要な人には給料を計算して払う
・帳簿の数字が合っているか見直す
Point
レシートや領収書は、いつ・いくら・何のためかが分かるようにしておきましょう。ファイルにまとめたり、アプリで撮って保存するのも便利です。会計ソフトを使えば、入力が早くて間違いも減らせます。
3か月ごとにやること（四半期）
・消費税の中間申告（対象の人だけ）
・源泉所得税の納付（1月と7月）
・売掛金や買掛金（お金のやりとりの残り）をチェックする
・3か月間の収支（売上と経費）をまとめて確認する
・税理士がいる場合は、一緒にチェックしてもらう
Point
税金の支払いを忘れると、あとで利息や罰金がかかることがあります。スタッフを雇っている場合は、給料の支払いと一緒に源泉税を計算して納める必要があります。定期的に確認しておけば、あわてずにすみます。
年に1回やること（年次）
・1年のまとめ（決算）を行う（個人事業主は12月が区切り）
・商品や材料の在庫を数えて確認する
・パソコンや機械などの減価償却の計算【※税理士に確認してください】
・青色申告や確定申告の書類をつくって提出する（2月〜3月）
・法定調書の提出（1月末まで）
・固定資産の申告（1月末まで）
・会社にあるものを見直して、ムダがないか考える
・来年のお金の使い方（予算）を考える
Point
年末年始はとても忙しくなるので、早めに準備しておくと安心です。わからないところがあれば、税理士に相談するのがおすすめです。
経理をやりやすくするために
経理をうまく進めるためには、まずは道具や仕組みを整えることが大事です。
たとえば、クラウド会計ソフトを使えば、スマホでレシートを撮るだけで仕訳ができたり、銀行の取引と自動でつながったりして、作業がとても楽になります。領収書や請求書は紙でためておくより、スマホで撮ってクラウドに保存すると、どこからでも確認できて便利です。探すのも簡単です。
また、「毎月○日は経理の日！」とカレンダーに入れて、習慣にすると忘れずに続けられます。1か月分をまとめてやるより、週ごとに少しずつやる方が早く終わることもあります。
もし不安があるなら、税理士などの専門家に相談しましょう。はじめのうちはちょっとお金がかかっても、間違いやトラブルを避けることができるので、結果的に安心です。
もし「自分で経理をするのは限界かも」と感じているのであれば、経理代行サービスを利用するという選択肢もあります。専門のスタッフが日々の記帳から帳簿作成、申告のサポートまで対応してくれるため、本業に集中しながらも、安心して経理を任せることができます。時間と手間を省くだけでなく、プロの視点でのチェックやアドバイスも受けられるため、ミスやトラブルのリスクを減らせるのも大きなメリットです。
本業に集中できる環境をつくろう
経理はコツコツ続けることで、だんだんと楽になっていきます。でも、後回しにするとどんどん大変になってしまいます。
少しずつでも、毎月しっかりやっておけば、確定申告のときに困ることも少なくなります。何より、自分の事業の「今の状態」が数字ではっきりと分かるようになります。
経理の悩みを抱えている方のために、私たちは無料相談を行っています。「何から始めればいいのか分からない」「自分のやり方があっているのか不安」そんな気持ちを、ぜひお聞かせください。
オンライン相談もできますので、忙しい方でも安心です。まずは一歩、踏み出してみてください。
