「これって経費にしていいの？」
そんな悩みを抱えたまま、レシートや領収書がどんどん財布に溜まっていませんか？経費処理の判断を誤ると、思わぬ税務リスクや損失につながることも。知らなかったでは済まされない、経費の“OK・NG”の見極め方を今こそ押さえて、ムダなく賢く節税＆経営力アップを目指しましょう。
これって経費にできるの？
そんな疑問を抱えながら、レシートが財布にどんどん溜まっていく。売上はあるのに、思ったより利益が残らない。節税をしたい気持ちはあるけれど、どこまでがOKで、どこからがNGなのか分からない——そんな状況に陥っていませんか？
「業務に直接関係する支出」であれば、多くの場合は経費として認められます。ただし、明確な線引きと正しい処理が必要です。
この記事では、税務署に否認されないための判断基準と、日々の経理をスムーズにするための実践的なヒント、さらには経費処理を通じて事業経営を改善する視点まで、幅広く解説します。
経費にできるかどうかを判断する基本的な考え方は、その支出が明確に事業のために行われたものであるかどうかという点にあります。しかし、現実には業務目的と私的な目的が混在するケースが多く、判断に迷うこともしばしばあります。ここでは、経費として認められる支出、注意すべき支出、原則として経費に含めるべきではない支出を、それぞれの理由とともに具体的に説明します。
これは経費ではない
まず、経費として問題なく認められる典型的な支出には、打ち合わせに使った飲食費があります。これは、業務上の関係者との明確な目的を持った食事であれば該当しますが、その際に日時や相手、内容などを簡単に記録しておくと安心です。
また、業務用に購入したパソコンやスマートフォンなどのデバイスも対象となります。ただし、私用との兼用であれば、その使用割合に応じた費用配分（按分）が必要です。同様に、事務所として使用しているスペースの家賃や光熱費も、使用部分や時間に応じて合理的に配分すれば、経費として扱うことができます。
交通費は、営業活動や出張など明確な業務目的がある場合に限り認められます。領収書をきちんと保管しておくことが重要です。加えて、業務に必要な書籍や新聞、セミナーへの参加費なども、内容が業務と関係していれば経費に含めることができます。
名刺やチラシ、ウェブ広告などの広告宣伝費も、事業の広報・集客を目的とした支出であれば経費として認められます。業務効率化のために導入している会計ソフトやクラウドサービスの月額利用料、事業に不可欠な保険料（たとえば業務用車両の任意保険）なども、正当に経費に計上できます。
経費について判断に注意が必要な支出
たとえば、自宅を仕事場としても使っている場合の家賃や水道光熱費は、仕事で使用した割合を客観的に計算し、その根拠を残しておく必要があります。私用と業務が混ざるスマートフォンの通信費についても、業務使用の割合を自身で算出して記録しておくと安心です。
また、交際費の扱いには細心の注意が必要です。業務上の必要があったとしても、飲食費が多くなると疑問を持たれやすいため、日時や目的、相手先を記録した帳簿を残すようにしましょう。衣類やアクセサリーについても、一般的なスーツや装飾品は経費にできませんが、ロゴ入りのユニフォームなど業務に特化した服装であれば対象になることがあります。
明らかに経費として認められない支出の例としては、家族や友人との食事代が挙げられます。たとえ経費処理をしていても、業務との関係性が証明できなければ否認されます。旅行や娯楽についても、業務視察や調査名目であっても、実態として私的な要素が強い場合は経費になりません。食費や住宅ローン、日用品など、日常生活に関わる支出も基本的には対象外です。
このような判断に迷う場面では、いくつかの視点を持って考えることが重要です。まず、その支出が誰のために行われたのか、目的は何だったのか、業務との関係性はどのようなものかを確認しましょう。そして、証明するための記録が残っているかも確認してください。領収書やレシートはもちろん、用途を記載したメモや、必要に応じて写真なども証拠として有効です。
これらの点を押さえておくことで、税務調査などで指摘を受けるリスクを大幅に減らし、安心して経費処理を進めることができるようになります。
フリーランスのデザイナー：Aさんの事例
東京都内でフリーランスのデザイナーとして活動しているAさん。以前はレシートをまとめて保管し、年末にあわてて処理していましたが、ある年に税務署から「経費の使途に不明点がある」と指摘されました。
これを機に、毎月の経費記録と分類を徹底し、クラウド会計ソフトを活用して処理を自動化。さらに、経費にできるかどうか迷った支出はスマホで写真を撮り、用途を簡単にメモする習慣をつけました。
1年後、帳簿は見違えるほど整理され、確定申告もスムーズ。さらに、以前よりも正しく経費を計上できたことで、約30万円もの節税に成功しました。
もう一人の事例として、地方で美容サロンを経営しているBさん。サロン運営に関する光熱費、消耗品、美容備品などの費用が不透明で、経費処理がずさんな状態でした。
専門家に相談して、「仕訳ルールのマニュアル化」と「仕入日報の記録」を導入。誰が見ても分かる帳簿が整ったことで、金融機関からの信用も向上し、事業融資にも成功。経費管理が、経営改善と資金調達にまでつながる好循環を生み出したのです。
コンサルタント：Bさんの事例
独立して間もないコンサルタントのBさんは、クライアントとの打ち合わせや資料作成のためのカフェ利用が多く、毎月の飲食費や交通費がかさんでいました。
しかし、「どこまで経費にできるのか分からない」と悩み、領収書をまとめて保管するだけの日々。
ある日、税理士に相談したところ「業務目的や相手先、日時をしっかり記録すれば、正当な経費として認められる」とアドバイスを受け、会計アプリで支出ごとにメモを残すように。結果、経費計上の幅が広がり、納税額が大幅に減少。事業資金にも余裕が生まれ、安心して仕事に集中できるようになりました。
ネットショップ運営者：Cさんの事例
ネットショップを運営するCさんは、商品の仕入れや梱包資材、広告費など、毎月多岐にわたる支出が発生していました。最初は「とりあえず全部経費にすればいい」と考えていましたが、家族との外食や自宅の家賃まで経費処理していたため、税務調査で一部否認される事態に。
この経験をきっかけに、業務に直接関係する支出だけを厳選し、プライベートとの線引きを徹底。経費用の銀行口座を分け、曖昧な支出には必ず用途を記録するようにしたところ、帳簿がすっきり整理され、金融機関からの信用もアップ。追加融資もスムーズに受けられるようになりました。
経費判断に悩む読者の方が、明日から実践できるステップまとめ
ステップ1
会計アプリを導入する 紙ベースで管理するよりも、クラウド会計を使えば仕訳が自動化され、経費漏れや記入ミスが激減します。freee、マネーフォワード、弥生会計オンラインなど、用途に応じて選びましょう。
ステップ2
経費用のクレジットカード・口座を分ける プライベートとの混在を避けるため、事業専用の口座・カードを用意し、記録の手間を削減します。これだけでも経費の証明力が飛躍的に高まります。
ステップ3
毎月の「経費振り返り時間」を確保する 月末や月初に30分でも時間をとって、支出一覧を確認し、記録・修正を行う習慣をつけましょう。特に曖昧な支出には注釈を加えることで、数ヶ月後の自分を助けることになります。
ステップ4
税理士や会計事務所と定期的に相談する 年に1回の確定申告時だけでなく、業務の節目で会計専門家に確認することで、節税や資金繰り改善のヒントも得られます。定期契約でなくても、スポット相談だけでも効果的です。
経費処理の判断に迷う時。
経費処理の判断に迷うのは、真剣に事業と向き合っている証拠です。そして、その迷いを放置せず、知識を身につけ、記録を整え、必要な支援を受けることができれば、経理の不安は大きく軽減されます。
経費管理は単なる「節税」の手段ではなく、事業の健全性を保つための重要な経営スキルでもあります。自信を持って帳簿と向き合えるようになれば、あなたのビジネスはもっと強く、もっと自由になります。
今日から少しずつ、「分かる」「できる」自分に変わっていきましょう。
